Polityka informacyjna w zakresie ochrony danych osobowych dla Najemców, Użytkowników wirtualnego biura oraz osób ich reprezentujących Memos sp. z o. o.
1. Zgodnie z art. 4 pkt. 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako „RODO”) administratorem danych osobowych osób występujących w roli:
· Najemców lub Użytkowników wirtualnego biura będących stronami zawieranych umów z Memos sp. z o.o. (osoby fizyczne prowadzące tzw. jednoosobową działalność gospodarczą, osoby fizyczne prowadzące działalność w postaci spółek prawa cywilnego),
· osób reprezentujących Najemców lub Użytkowników wirtualnego biura,
· osób wskazanych przez Najemców lub Użytkowników wirtualnego biura do kontaktu oraz do realizacji przedmiotu umów realizowanych z Memos sp. z o.o. jest Memos sp. z o. o. z siedzibą w Krakowie przy ul. Mogilskiej 43, 31-545 Kraków, (dalej jako „Spółka”).
2. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się drogą elektroniczną na adres info@wx-cowork.com , a także pocztą tradycyjną na adres siedziby Spółki.
3. Dane osobowe osób wskazanych w pkt 1 w zależności roli przez nie pełnionej mogą być przetwarzane w następujących celach oraz na poniższych podstawach prawnych:
a) zawarcia i realizacji przedmiotu umowy (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
b) prowadzenia korespondencji, w tym bieżącej komunikacji związanej z nawiązaniem współpracy, zawarciem i realizacją przedmiotu umowy, co stanowi prawnie uzasadniony interes Spółki (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
c) rozpatrywania reklamacji związanych z zawartymi umowami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
d) rozpatrywania i dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami, a także w celach realizacji pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów, co stanowi prawnie uzasadniony interes Spółki (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
e) prowadzenia analiz statystycznych, co stanowi prawnie uzasadniony interes Spółki (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
f) realizacji wymagań prawnych w zakresie przepisów podatkowych i rachunkowych,
w szczególności określonych przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (VAT), ustawy z dnia z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
g) przechowywania danych dla celów archiwizacyjnych oraz na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Spółce, co stanowi jej prawnie uzasadniony interes (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
h) prowadzenia działań w postaci marketingu bezpośredniego, co stanowi prawnie uzasadniony interes Spółki (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
i) wysyłania informacji handlowych drogą elektroniczną (np. Newsletter) – jeśli konkretna osoba wyraziła odrębną zgodę na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną na wskazany adres e-mail (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
j) w celu komunikacji marketingowej z wykorzystywaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefon) i automatycznych systemów wywołujących – jeśli konkretna osoba wyraziła odrębną zgodę na otrzymywanie tego typu informacji na wskazany numer telefonu (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
4. Dane osobowe mogą być ujawniane do następujących podmiotów:
· podmiotów wspierających Spółkę w zakresie obsługi technicznej i informatycznej (w tym dostarczenia, wdrażania oraz serwisu oprogramowania i serwisu sprzętu informatycznego, usług hostingu i tym podobnych),
· kancelarii prawnych obsługujących Spółkę, a także podmiotów świadczących usługi windykacyjne,
· podmiotów konsultingowych, audytowych i doradczych – w zakresie realizowanych przez te podmioty usług na rzecz Spółki.
5. Dane osobowe nie będą przekazywane przez Spółkę poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
6. Dane osobowe będą przechowywane przez Spółkę przez okres niezbędny do nawiązania współpracy, realizacji zawartych umów i do czasu ich prawidłowego rozliczenia, a ponadto:
a) do czasu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z umów wskazanych powyżej,
b) przez czas niezbędny do dochodzenia konkretnych roszczeń, w związku z zawartymi umowami, o których mowa wyżej,
c) przez czas wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności w zakresie regulacji podatkowych i rachunkowych, np. obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji zgodnie z wymaganiami art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
d) przez okres niezbędny do udokumentowania przez Spółkę przed organami administracji publicznej, w tym organem nadzoru w zakresie ochrony danych osobowych, prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych na niej spoczywających,
e) w celach archiwizacyjnych, gdy dotyczy to historii prowadzonej korespondencji
i udzielanych odpowiedzi na zgłaszane zapytania – przez okres nie dłuższy niż 2 lata od pozyskania danych,
f) w celach marketingu bezpośredniego – do czasu złożenia sprzeciwu na przetwarzanie danych lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych,
g) w celu przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną (np. Newsletter) – do momentu wycofania zgody na realizację tego celu lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych,
h) w celu komunikacji marketingowej z wykorzystywaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefon) i automatycznych systemów wywołujących – do momentu wycofania zgody na realizację tego celu lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych.
7. Spółka zapewnia prawo skorzystania z uprawnień przewidzianych na gruncie RODO, tj. prawa żądania dostępu do swoich danych osobowych, prawa ich sprostowania, usunięcia lub żądania ograniczenia przetwarzania, prawa do przenoszenia danych, a także prawa wniesienia sprzeciwu na ich przetwarzanie, na zasadach i w przypadkach przewidzianych w przepisach RODO.
8. W przypadku przetwarzania danych osobowych przez Spółkę w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów (o których była mowa powyżej), informujemy o przysługującym prawie do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie danych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją, a ponadto o przysługującym prawie wniesienia sprzeciwu w dowolnym momencie w przypadku przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego.
9. W przypadkach przetwarzania danych osobowych na podstawie udzielonej zgody informujemy
o prawie wycofania zgody w każdym czasie bez podania przyczyny, co nie będzie jednak miało wpływu na zgodność przetwarzania danych, które miało miejsce przed cofnięciem zgody.[A4]
10. Informujemy o prawie wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Podanie danych osobowych w celach:
a) realizacji przedmiotu umowy jest warunkiem zawarcia umowy, a niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości jej zawarcia lub brakiem możliwości należytego jej wykonania,
b) rozpatrywania reklamacji, dochodzenia ewentualnych roszczeń jest niezbędne celem prawidłowego rozpatrzenia przez Spółkę ewentualnej reklamacji lub dochodzenia roszczeń,
c) w celach wynikających z przepisów prawa jest obligatoryjne na podstawie przytoczonych przepisów prawa,
d) w pozostałych przypadkach jest dobrowolne.